Ny ferielov

Især det nye begreb ”samtidighedsferie” og den nye definition af ferieåret vil give anledning til regnskabsmæssige og administrative udfordringer for især de virksomheder, der har medarbejdere med ret til ferie med løn, hvorimod der kun i begrænset omfang vil være en påvirkning, når der er tale om timelønnede.

Hvornår træder de nye regler i kraft?

Reglerne har ikrafttrædelsesdato 1. september 2020. Det betyder dog ikke, at man blot kan forholde sig afventende, idet ændringerne allerede fra 1. januar 2019 har betydning for optjeningen af ferie.

Samtidighedsferie

Efter de ”gamle” (nuværende) ferieregler er der en stor tidsmæssig forskydning mellem optjeningsåret og ferieafholdelsesperioden. Forskydningen er imidlertid i strid med EU-retten, og denne diskrepans vil det nye begreb ”samtidighedsferie” rette op på.

Samtidighedsferie betyder, at optjening og afholdelse af ferie sker med en større grad af tidsmæssig sammenhæng. Medarbejderne får med andre ord mulighed for at afholde ferie i takt med, at ferien optjenes.

De nuværende regler betyder, at der potentielt kan gå op til 16 måneder fra det tidspunkt, hvor ferien optjenes, og til den kan afholdes. Her er optjeningsåret lig med kalenderåret, medens ferieafholdelsesperioden først begynder 1. maj året efter.

Efter de nye regler optjenes ferie i perioden fra 1. september - 31. august svarende til 12 måneder. Ferie afholdes fra 1. september og 16 måneder frem. Der er altså grundlæggende tale om samtidighed mellem optjening og afvikling, idet afviklingsperioden dog er udvidet med 4 måneder frem til 31. december.

Når ferieåret er blevet ændret til perioden 1. september til 31. august er dette sket under hensyntagen til, at ferien i videst muligt omfang vil være optjent på de tidspunkter, hvor danskere typisk afholder ferie.

I princippet vil man således starte ferieåret uden at have optjent ferie. Lønmodtagere optjener herefter 25 betalte feriedage (2,08 dag pr. måned) i løbet af ferieåret.

Princippet om samtidighedsferie kan betyde, at medarbejdere kan have behov for at aftale forskudsferie. En sådan aftale sikrer, at medarbejderen kan afholde ferie, før den reelt er optjent.

Samtidighedsprincippet løser det ”problem” som hidtil har ramt eksempelvis nye på arbejdsmarkedet. Denne kategori af medarbejdere har efter de nuværende regler først skullet optjene ret til ferie i et optjeningsår, før ferien så har kunnet afholdes i det efterfølgende ferieår.

Det skal understreges, at det alene er ferielovens 5 ugers ferie, der er omfattet af ændringerne. Feriefridage, en 6. ferieuge, direktørers ferieforhold mv. er således ikke omfattet og vil derfor fortsat være reguleret af overenskomster eller indgåede aftaler.

Overgangsordning

Indførelse af samtidighedsferie medfører behov for en overgangsordning, som kan håndtere en hensigtsmæssig afvikling af ferie i overgangsperioden fra forskudt ferie til samtidighedsferie.

På tidspunktet for ikrafttræden af de nye regler vil medarbejderne have optjent ferie efter de nuværende regler. Samtidig hermed vil de imidlertid begynde at optjene ferie efter de nye regler om samtidighedsferie, der kan afholdes takt med optjeningen.

Uden en overgangsordning ville der blive optjent (og afviklet) dobbeltferie. Overgangsordningen sikrer, at medarbejderne fortsat kun kan afholde 5 ugers betalt ferie i overgangsperioden, og at virksomhederne ikke pålægges at udbetale op til 10 ugers ferie i en periode på ét år.

Ordningen betyder, at den ferie, der er optjent i perioden 1. september 2019 – 31. august 2020, indefryses, og således ikke kan udbetales, før medarbejderen forlader arbejdsmarkedet. Der er ikke mulighed for at fravige denne overgangsordning, hvorfor det ikke vil kunne komme på tale alligevel at udbetale pengene til medarbejderen, eller lade denne afholde dobbelt ferie i det første år under den nye ferielov.

Den ”indefrosne” ferie skal håndteres i en særlig fond – Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler – og vil skulle udbetales til medarbejderne, i takt med at de forlader arbejdsmarkedet, typisk når de rammer pensionsalderen.

Den ferie, der er optjent i overgangsperioden, skal opgøres og indberettes til fonden. Senest 31. december 2020 foretages indberetningen, uanset om virksomheden vælger at indbetale beløbet til fonden, eller vælger blot at foretage indberetningen. Ved indberetningen til fonden senest 31. december 2020 skal virksomheden tilkendegive, om den ønsker at beholde feriemidlerne, indtil de forfalder til betaling.

Feriemidlerne skal afregnes til fonden i takt med, at medarbejderne forlader arbejdsmarkedet. Der kan ikke ske afregning direkte til medarbejderen. Virksomheden modtager hvert år en opgørelse fra fonden over medarbejdere, der har forladt arbejdsmarkedet det seneste år.

Vælges feriemidlerne helt eller delvist at bibeholdes i virksomheden, skal man herefter hvert år, og senest 31. august, bekræfte overfor fonden, hvorvidt ikke-forfaldne tilgodehavende feriemidler beholdes i virksomheden.

Valget mellem indbetaling til fonden kontra at beholde feriemidlerne i virksomheden afhænger bl.a. af de konkrete likviditetsmæssige forhold sammenholdt med de administrative fordele, der vil være forbundet med én gang for alle at afregne de indefrosne feriemidler med fonden.

Beholder virksomheden feriemidlerne, skal disse forrentes (indekseres) svarende til den gennemsnitlige lønstigning.

Regnskabsaflæggelsen

I en lang årrække har virksomhederne kunnet vælge mellem to alternative metoder for opgørelse af den regnskabsmæssige feriepengeforpligtelse, henholdsvis den summariske og den konkrete metode.

Efter den summariske metode beregnes feriepengeforpligtelsen på baggrund af satserne for feriepengeforpligtelser i SKATs juridiske vejledning. Der er tale om en skønsmæssig metode, som rent administrativt er nem at håndtere.

Med indførelse af den nye ferielov vil den summariske metode ikke længere kunne anvendes. Fremover kan alene den konkrete metode anvendes. Efter denne metode opgøres den konkrete forpligtelse for hver enkelt medarbejder. Det sker ved at tage udgangspunkt i den enkelte medarbejders faktiske antal optjente feriedage inklusive restferiedage på balancetidspunktet ganget med den lønomkostning pr. dag som virksomheden belastes med under medarbejdernes afholdelse af ferie.

Begge metoder kan fortsat anvendes af virksomheder med balancedag senest 31. august 2019.

Som udgangspunkt indregnes feriepengeforpligtelsen stammende fra overgangsordningen som en langfristet gældsforpligtelse, når virksomheden har til hensigt at beholde feriemidlerne. Imidlertid skal den del af forpligtelsen, som forventes indbetalt inden for et år efter balancedagen, indregnes som en kortfristet gældsforpligtelse.

Indeksreguleringen af feriemidler, der beholdes i virksomheden, vil skulle indregnes som en finansiel omkostning i resultatopgørelsen.

Opsummering

Den nye ferielov giver en række administrative og regnskabsmæssige udfordringer for virksomhederne.

Der er indført et nyt ferieår, således at der pr. 1. september 2020 opnås samtidighed mellem optjening og afholdelse af ferie. Forskudt ferie erstattes med andre ord af samtidighedsferie.

Den ferie, der optjenes i perioden 1. september 2019 – 31. august 2020 indefryses. Der er valgmulighed mellem at indbetale feriemidlerne for denne periode til en særlig fond, eller alternativt at beholde pengene (og forpligtelsen) i virksomheden. Beholdes forpligtelsen i virksomheden, skal denne indeksreguleres indtil betalingstidspunktet.

Den summariske metode til opgørelse af feriepengeforpligtelsen vil forsvinde. Det betyder, at alle virksomheder fremover skal have administrative rutiner, som kan håndtere opgørelse af feriepengeforpligtelsen efter den konkrete opgørelsesmetode.